San Diego Unified学区（SDUSD)のプロジェクト管理グループのメンバーは、自分たちの課題に気づきました。SDUSDは、約200の地元の学校のテクノロジー、インフラ、建物を改善するために21億ドルの資金を費やしました。地区が雇用するスタッフで管理、支払いを行うには、契約書と請求書の数が膨大すぎました。請求書の処理を合理化および改善するために、SDUSDの経営陣はこのプロセスを自動化し、Oracle Primavera Enterprise Project Portfolio Management(EPPM)システムをOracle PeopleSoft Financialsシステムに統合することに決めました。
統合を確実に成功させるために、SDUSDの担当者は、技術パートナーとしてERPシステムをPrimaveraと統合した実績が豊富で、Oracleのパートナー企業であるCalanceを選びました。カリフォルニア州に拠点を置き、500人のコンサルタントを雇用するCalanceは、幅広いソフトウェアコンサルティングサービスを提供しています。CalanceのPrimavera Integration Groupは、お客様がPrimaveraをOracle PeopleSoft、Oracle Business Suite、Oracle JD Edwardsなどと効果的に連携できるよう支援することを専門としています。
CalanceのOracle Integration GroupのディレクターであるDaniel Williamsは、この種の統合に対する需要が高まっていると述べています。「多くの場合、企業にはOracle JD Edwardsのような1つの製品の専門家やOracle Primaveraの専門家である人々がおり、これらの人々は自分の担当製品しか関心がない傾向があります」と彼は考えています。「しかし、私たちはエンタープライズレベルの視点を持ち、各システムの強みを高めるソリューションを提供し、必ずしもソフトウェア中心ではなく、クライアントのビジネスニーズに焦点を当てたソリューションを提供できるよう努めています。」
Calanceのチームは、Oracle PeopleSoftとOracle Primavera Contract Managerを連携するWebベースのアプリケーションを作成しました。SDUSDの従業員がOracle PeopleSoftで注文書または契約を作成すると、新しいアプリケーションは、テンプレートの支払い要求とともに、その支払い要求をPrimaveraで自動的に複製します。その後、請負業者は支払の表示、完了率の更新、およびサポート ドキュメントのアップロードを行うことができます。送信後、支払いはOracle Primavera Contract Manager内で回覧され、承認されます。承認後、請求書は支払い伝票としてPeopleSoftに再び送信されます。
統合プロジェクトは2011年11月に開始され、2012年初春に予定通りリリースし、20社以上の請負業者が新しいアプリケーションを使用しました。SDUSDの管理者は、より多くの請負業者を参加させる予定であり、さらなる改善に取り組んでいます。例えば、今後システム間のコミットされた契約と予算、実績コストの送信の自動化を予定しています。
請求書の提出と承認プロセス中にやり取りされる事務処理が少なくなり、請負業者はより迅速に支払いを受けとれます。「以前は、手作業での承認作業があり、郵送するのに数週間かかっていましたが、今ではわずか数日しかかかりません」とDaniel Williamsは言います。「これにより、担当者の作業時間、ストレス、費用が節約され、プロジェクト管理グループはプロジェクトの完了に集中できます。」